Smart Tips
Lug 30

Una giornata di Agile Marketing in Remote Working

Scopriamo come in Gruppo Euris organizziamo da remoto le nostre attività Marketing, seguendo una giornata del team.
Alla fine dell’articolo sarà possibile scaricare un’infografica con le 10 regole per fare Agile Marketing!

Da-dada-dan…Da-dada-dan, la suoneria dello smartphone dà il buongiorno e comincia una nuova giornata di Remote Work.

Dopo una buona colazione, ci spostiamo alla postazione di lavoro.

Abbiamo già parlato di quanto sia importante allestire una zona-lavoro anche in casa, così come vestirsi e prepararsi – anche in comoda tuta – o definire con precisione orari che delimitino l’attività lavorativa da quella personale, per creare un contesto di concentrazione che ci aiuti a distinguere il tempo del lavoro da quello domestico della casa, con il suo confort e le sue distrazioni. Ben assestati alla nostra scrivania, iniziamo i lavori!

Aggiornamenti e organizzazione delle attività

La giornata parte con il check delle email e degli ultimi aggiornamenti, così come delle notifiche dei diversi tool che utilizziamo per allinearci e comunicare. C’è qualche priorità dell’ultima ora? Poi apriamo Trello per vedere le attività schedulate e diamo il via a una nuova giornata!

Un tool come questo è un aiuto immediato e intuitivo all’organizzazione dei task e alla programmazione. Si possono creare diverse dashboard in modo da avere uno sguardo generale e il dettaglio delle attività per i singoli progetti, in condivisione con i membri dei team coinvolti. La definizione degli status come TO DO, IN PROGRESS, IN REVIEW, DONE ecc. permette di gestire le singole attività e dare visibilità dei progressi, attribuire delle deadline con notifiche, assegnare un owner, ma anche di collegarle ad altri tool o pagine di documentazione per accedere al materiale necessario.

Trello dashboard

Prendo in carico le mie attività. Quando c’è bisogno di un chiarimento con altri colleghi, è facile trovare chi è al momento disponibile su Microsoft Teams e attivare una instant chat per chiedere supporto. Come se fosse a una scrivania di distanza! Una volta completati i task, aggiorniamo il flusso così tutte le card delle activities segnalate in rosso come “in scadenza” sono ora in DONE.

È tempo di una pausa.

Un caffè di team building

Siamo tutti consapevoli di quanto, anche lavorando da remoto, sia importante spezzare il flusso lavorativo e creare dei momenti per ricaricarci, per cambiare postura e per spostare l’attenzione su energie differenti. O per chiamare e chiacchierare con qualcuno, laddove spesso ci troviamo seduti da soli per molte ore… Oggi abbiamo organizzato un coffee break virtuale con alcuni colleghi, sempre in videocall su Teams! Non vogliamo dimenticare quanto sia importante essere un team anche se non condividiamo gli stessi spazi, e che “costruire” un team passa anche da momenti di divertimento e condivisione 🙂

Riunione di (agile) marketing

È arrivata già l’ora della riunione marketing! Fare Agile Marketing significa anche definire un metodo di lavoro, un approccio di allineamento continuo lavorando per SMART goals, trasparenza e condivisione delle informazioni, misurazioni costanti per testare le scelte e adattare le strategie.
Sempre su Microsoft Teams predisponiamo una room di gruppo e parte la videochat. Ops, spuntano i panni stesi nell’inquadratura…bello poter fare ordine con un click caricando un simpatico background di una spiaggia tropicale! La condivisione dello schermo ci permette di seguire i punti dell’ordine del giorno riportati sulla pagina Confluence della riunione, all’interno del nostro Space “Marketing”, e di aggiornarla live. In questo modo associamo in tempo reale le persone alle nuove attività, con deadline, in modo che a ciascuno di noi vengano notificati i task assegnati e si generino in automatico i reminder delle scadenze.

Pausa Pranzo

È un momento di relax, di ricarica, di cura per noi stessi. Divieto assoluto di mangiare al volo un panino o di stuzzicare qualcosa davanti al pc. È necessario svagarsi, cambiare stanza o ambiente, approfittare per fare un po’ di attività fisica o qualcosa che ci distacchi dal lavoro. Prendersi del tempo per cucinare qualcosa di buono, sano, fatto con amore.

Brief creativi a portata di Remote Work

L’agenda ora prevede il brief per il nuovo sito di Gruppo. Organizzare un’attività così creativa senza la possibilità di compresenza può risultare difficile, perdere di energia. Per esempio noi siamo abituati a usare post it, a disegnare sulla lavagna, a popolare graficamente con le nostre idee i muri per dare sfogo alla creatività. In remoto la nostra risposta di Agile Marketing è stata scegliere Miro.

Su questa piattaforma è possibile costruire spazi virtuali davvero ricchi e dinamici, in cui gli utenti hanno la possibilità di navigare e portare modifiche con i loro avatar in tempo reale. Oggi abbiamo creato varie dashboard dove sono state raccolte delle idee da votare attraverso emoiji, abbiamo inserito dei video esemplificativi e delle immagini di rendering. Abbiamo inoltre introdotto un tema di discussione e ciascuno ha contribuito con idee sotto forma di post-it virtuali. Li abbiamo poi commentati insieme – essendo tutti collegati in un meeting Zoom con condivisione di schermo – e tradotti in attività, inserite poi in una roadmap. Un modo dinamico e coinvolgente, visivamente molto efficace, per mettere in comunicazione tutte le nostre idee!

Tante idee da trasformare ora in documentazione su Confluence, con la sua pagina progetto e le sottopagine dedicate, i task con owner e la roadmap integrata. La roadmap è collegata alle issue Jira che abbiamo inserito e/o aggiornato nel progetto, per programmare le attività che il team dovrà ora svolgere e rendicontarle automaticamente grazie al collegamento con il gestionale.

Non conosci tutti questi strumenti? Trovi una breve spiegazione qui.

Eventi Digitali

L’agenda infine prevede un Webinar organizzato per promuovere l’utilizzo di una delle nostre soluzioni, presentandone le applicazioni e alcuni casi d’uso di successo.
In questo periodo molti dei nostri eventi e fiere sono stati annullati, ma una piattaforma come Zoom ci ha permesso di rimodellare il format e portare in digitale le iniziative. La fruizione remota è stata ugualmente efficace e partecipata, e abbiamo sfruttato la sezione Q&A per creare interazione e spunti live per animare la discussione. Inoltre abbiamo avuto immediatamente disponibili le registrazioni da pubblicare e condividere con gli iscritti, senza la necessità dei servizi di videomaking. Annullando virtualmente la distanza, gli eventi digitali sono diventati di facile accesso da qualunque località e abbiamo anche coinvolto ospiti e partner stranieri. Zoom è un ottimo strumento che ci ha permesso di gestire presentazioni, workshop e webinar con ampie possibilità di regia, dalla gestione delle permission e della privacy all’automazione delle notifiche ai partecipanti o all’uso di sondaggi in tempo reale. Senza dimenticare le opzioni di tracking delle iscrizioni e le possibilità di andare live sulle piattaforme social.

La conclusione

Un’altra giornata è finita. Un saluto in chat su Teams per dirsi a domani. Questo è un pezzo della nostra quotidianità di team marketing.

Fare Agile Marketing vuol dire arrivare a gestire meglio le diverse e varie attività, mantenere controllo su progetti articolati e sul lungo periodo. ottenere trasparenza e collaborazione nel team e con i clienti, finalizzare le attività più velocemente. Raggiungere questo traguardo richiede però un’adeguata strutturazione dei flussi di lavoro, l’adozione di tool idonei e correttamente impostati, oltre a un impegno a livello di cultura del lavoro.

Quali sono i punti essenziali dell’Agile Marketing? Scaricate la nostra INFOGRAFICA e scriveteci per sapere come utilizzare i tool di project management e team collaboration in tutte le tipologie di team!


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