Smart Tips
Lug 07

Il chatbot a servizio delle risorse umane

Da sempre il cambiamento è stata una delle problematiche di più difficile gestione da parte delle aziende e del loro management. E questo spesso a causa di barriere comportamentali e culturali insite nell’organizzazione. Ma ci sono dei momenti in cui il cambiamento non può essere evitato e semplicemente la vita ci porta ad affrontare situazioni che fino a qualche tempo prima non avremmo nemmeno immaginato. Questo è sicuramente il caso dell’emergenza che stiamo vivendo da qualche mese.

Lo smart working, che molte aziende cercavano di evitare perché faticosamente accettavano di perdere il controllo diretto sul tempo lavorativo delle loro persone, oggi invece ne ha salvato l’operatività.
D’altro canto ha portato alla luce alcune problematiche legate alle nuove modalità di collaborazione e comunicazione da remoto. Oltre che alla fruibilità della documentazione e delle informazioni aziendali da parte dei propri dipendenti, spesso reperibili, soprattutto nelle grandi aziende, all’interno delle intranet aziendali.

E se l’intelligenza artificiale potesse aiutare a rispondere a queste problematiche? Se i chatbot, che fino ad ora abbiamo sempre associato al customer service, fossero utili anche alle Risorse Umane?

Basterebbe guardarli da una prospettiva diversa per accorgersi che le dinamiche di applicazione sono molto simili:

  • Capitalizzazione e condivisione del know-how aziendale
  • Riduzione dei tempi e dei costi di accesso alle informazioni da parte dei dipendenti
  • Miglioramento dell’efficienza e della velocità lavorativa dei dipendenti
  • Semplificazione della gestione e della risoluzione dei piccoli problemi quotidiani con una conseguente riduzione dei ticket interni e ripetitivi
  • Miglioramento della comunicazione interna e riduzione del rischio di fraintendimenti
  • Miglioramento dell’on-boarding, del training e della retention dei dipendenti

Ad esempio, come si potrebbe evitare che i dipendenti debbano inviare tediose email ai colleghi per richiedere delucidazioni sugli argomenti più disparati? Sarebbe sufficiente avere un chatbot correttamente istruito – e costantemente pronto ad apprendere nuove informazioni – e capace di esaudire tali richieste in pochi attimi.

Con una Knowledge Base opportunamente studiata sulla base dell’esperienza dei dipendenti e delle problematiche più frequenti (spesso banali) che si trovano ad affrontare, un chatbot permette di disporre di un unico strumento, affidabile e sempre aggiornato, a cui vengono demandate tutte le richieste che normalmente verrebbero poste a colleghi o superiori, sprecando minuti preziosi e determinando un rallentamento delle attività lavorative che andrebbe a coinvolgere più persone.

I vantaggi dell’Intelligenza Artificiale (IA)

Lo sfruttamento dell’IA nelle reti aziendali porta con sé un ulteriore indubbio vantaggio per le imprese che hanno sedi o punti vendita in diverse città o persino diverse nazioni: avere un unico strumento – configurabile in lingue differenti – a disposizione di tutti gli utenti a prescindere dalla loro collocazione, consente di risparmiare un’infinità di tempo, allineando in una sola volta tutti gli interessati alle comunicazioni collettive. A seguito di ogni aggiornamento del chatbot, ciascun dipendente è in grado di trovare all’istante informazioni, procedure e documenti utili alle proprie mansioni quotidiane, sarà sufficiente interrogare l’IA in maniera semplice e intuitiva.

Inoltre la funzionalità denominata “Gestione & Ricerca Documentale“, ossia la possibilità di inserire e reperire interi documenti o parte dei documenti nei chatbot, offre agli utenti la certezza di trovare in qualunque momento i documenti interni più rilevanti, interrogandoli e selezionando agilmente soltanto i paragrafi o le voci d’interesse; ed è essa stessa fonte di dati e informazioni utili all’alimentazione della Knowledge Base, arricchendola e rendendola sempre più precisa e conforme alle esigenze aziendali.

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