Smart Tips
Mag 13

Tempo di cambiamento: il progetto smart working

Tempo di cambiamento

Tutti ormai sappiamo con più o meno consapevolezza che i tempi di un radicale cambiamento sono arrivati ed è ora di cominciare un progetto di smart working. Questa emergenza ci ha fatto comprendere quanto siano importanti alcune abitudini che facevano parte della nostra vita quotidiana, come andare a trovare un amico o un parente, andare a fare una passeggiata o cenare con la famiglia allargata.

Anche in ambito lavorativo, incontrarsi con un cliente o un partner si è trasformato in una video call. Un’intervista per un’assunzione una call su Teams. La normalità o “business as usual” è diversa adesso e lo sarà anche in futuro. Sono venute meno diverse credenze limitanti (come direbbe un coach ICF (sorriso)) e questo ci ha fatto comprendere che possiamo lavorare in un modo diverso. 

Noi siamo riusciti a continuare le nostre attività, anzi in alcuni casi anche ad aumentarle. Soprattutto a fianco dei nostri partner che hanno a loro volta investito in attività digitali e di e-commerce come e più di prima. Ma siamo pronti a mantenere questa modalità e farla diventare sistemica, farla diventare un vantaggio competitivo?

Per farlo serve un’importante sforzo per modificare tanti processi interni e digitalizzare i pochi ancora rimasti cartacei. 

Perché cambiare

Perché farlo? Siamo operativi adesso, quindi siamo già cambiati. Questo potrebbe sembrare vero superficialmente, ma è stata una bellissima reazione ad una situazione emergenziale. Per farla diventare sistemica ed interiorizzarla, occorre affrontare un processo di cambiamento e gestirlo come tale, in modo collaborativo. Solo con un processo in cui tutti gli attori vengono coinvolti per la sua definizione (dalla proprietà, da tutto il management e dalle persone operative) ci si può aspettare di ottenere un buon risultato e soprattutto duraturo, interiorizzato. Certo, ci vuole del tempo per un cambiamento così importante, che coinvolge la parte produttiva, l’HR, il marketing, il Sales, la parte legale, i sistemi informativi.

Soprattutto serve un forte allineamento sulla Vision: cosa vogliamo fare e perché e quali sono i benefici attesi. Potrà sembrare banale, ma la definizione della vision è spesso l’attività su cui si investe meno tempo e su cui spesso si creano ambiguità interpretative. 

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Da qui la necessità di far partire un processo interno di definizione della Vision così come lo facciamo con i nostri clienti con GetConnected. Un processo iterativo in cui abbiamo definito il dizionario comune e il change Team dedicato al monitoraggio del progetto, alla definizione del processo di creazione della vision e alla sua identificazione dei key benefit, da ogni key benefit la creazione di un Business Opportunity Canvas dal quale creare una o più User Story Map. Abbiamo quindi affrontato il processo di cambiamento come la definizione di un prodotto che avrà a breve la sua versione MMP (Minimum Marketable Product) da far partire al nostro interno. 

Per riuscire in questo intento abbiamo usato un tool di collaborazione che ormai è diventato un nostro strumento quotidiano, Mirò per costruire la vision fino alla definizione delle User Story che poi andranno nei nostri fidatissimi Jira e Confluence. Tutto in video conferenza con Teams

Coinvolgimento e condivisione

Essendo un metodo nuovo per alcuni, ci sono volute un paio di sessioni per la condivisione di come operare e di come proseguire. Non è facile, soprattutto quando all’inizio ti sembra chiaro quali sono gli obiettivo e i benefici e vorresti subito partire con l’implementazione del tuo progetto di smart working, con il definire cosa fare e chi lo fa. Ma poi scrivere l’ovvio, le definizioni le aspettative di ognuno, fanno emergere le differenze, le sfumature, le interpretazioni legittime ma diverse. Questo passaggio iniziale di condivisione permette di coinvolgere tutti i membri del gruppo in un processo iterativo di condivisione e di sintesi tra diverse interpretazioni, in maniera semplice ed efficace con ad esempio il dot voting.

Next steps 

Il processo è partito e siamo nelle fasi iniziali di un progetto di smart working che non si fermerà al raggiungimento dei key benefit individuati ma porrà le basi per una solida pratica di Change continua con il Continuous Improvement. 


Alessandro Rizzoli
Direttore di GetConnected Agile Transformation


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