Smart Tips
Mag 12

Il lavoro da remoto, come applicarlo e come gestirlo

In questi mesi ci siamo trovati a rivedere la nostra giornata lavorativa trasformata in lavoro da remoto e, nel nostro caso, in “full remote“. Abbiamo dovuto gestire i nostri team in questa nuova modalità, non senza grattacapi e problemi. Ma alla fine… abbiamo scoperto che anche in questa modalità riusciamo a lavorare (cosa non scontata eh!).

All’inizio del Lockdown abbiamo iniziato a leggere diversi articoli, suggerimenti, best practices e casi di successo. Quello che vi riportiamo è il risultato della nostra esperienza sul campo con alcuni suggerimenti pratici che potete implementare da subito nei vostri team.

GESTIONE DEL TEMPO E DEL LAVORO

Come prima argomento, sicuramente c’è la gestione del tempo. Essendo a casa e potenzialmente disponibili H24 il primo rischio che si corre è quello del BURNDOWN, ovvero lavorare a ciclo continuo per un lungo periodo di tempo esaurendo tutte le energie mentali per il periodo successivo. Questo è dovuto principalmente alla frase che è balzata in testa a tutti noi diverse volte 

“beh sono a casa, anche se sto facendo altro mi collego al volo e rispondo / faccio l’attività che mi è richiesta” 

Questo è il nemico numero 1 per lo smart working! Fin da subito si è capito che questo lockdown era una Maratona e non uno sprint. Di conseguenza le energie vanno preservate e utilizzate in modo conscio per l’intera durata del lavoro da remoto.

Ecco alcuni consigli:

  • DEFINISCI LA TUA GIORNATA LAVORATIVA. Impostare la giornata è fondamentale. Questo ti aiuterà ad avere degli obiettivi ed eviterà che la tua mente rincorra il “rumore” e faccia continuamente content switching tra un argomento e l’altro, che comporta un utilizzo di risorse mentali enorme. Definire i tempi in cui fare le cose è importante, perché ognuno di noi ha momenti nella giornata in cui è più performante o meno. Cerca di concentrare le attività che richiedono più sforzo nei momenti in cui sai (o hai imparato) di essere più attento ed efficiente. Tieni le attività ripetitive o di “paperwork” nei momenti della giornata in cui ti senti più scarico.
  • CALENDARIO. Il calendario diventa un amico ma anche un alleato, in quanto tramite i reminder ti detta i tempi della giornata. Compilarlo correttamente permette anche ai tuoi colleghi di vedere se sei impegnato in una attività o meno ed eviteranno di interromperti continuamente. Così anche loro impareranno a contattarti quando sei libero. Personalmente ho definito dei momenti all’interno della giornata dove sono “disponibile” per approfondimenti e domande, in modo che il team sappia che può mettersi in contatto con me e sarò disponibile e veloce nelle risposte.
  • DATTI TEMPO. Le call sono il nemico numero 1, impara a gestirle! Tendenzialmente la call hanno durata di circa un’ora, se la tua mattina ha 4 ore di lavoro, tieniti sempre 1 – 1,5 ore libere. Il ritardo può succedere e non è mai bello dovere uscire forzatamente da una call in corso per entrare in un’altra che è già iniziata. Ecco perché:
    1. Potresti perdere delle informazioni dalla call prima. Alla fine di solito si condensano i “Next step” ovvero le azioni che saranno da fare dopo la call, e se tu non sarai presente ti troverai assegnate delle attività che magari non volevi (andavano discusse) o magari non sai di che si stia parlando.
    2. Staccarsi da una call in atto non è mai “bello” per gli altri partecipanti. A volte può passare il concetto che l’altra call sia “più importante” di quella in atto. Le call e gli allineamenti sono i momenti di iterazione e confronto in questa modalità di lavoro da remoto. Fai in modo che i partecipanti siano stimolati e continuino a portare beneficio a questi meeting.
    3. Datti tempo per sedimentare gli appunti. Fai mente locale di cosa si è discusso e stacca qualche minuto per una boccata d’aria prima della prossima call. Il tuo cervello ha bisogno di un attimo di relax (sorriso)
  • MANTIENI LE ABITUDINI. Cerca di tenere la tua giornata lavorativa con i rituali che avevi anche prima. Definisci il tuo ciclo del sonno e cerca di evitare di alzarti poco prima di iniziare a lavorare, anche il tuo cervello ha bisogno di tempo per svegliarsi e attivarsi (sorriso)  Definita la tua giornata lavorativa, tieniti sempre 15 minuti alla mattina e 15 al pomeriggio per staccare un attimo e sgranchirti, evita sempre le “full immersion” davanti al pc perchè costano tanta energia mentale. Prenditi il tempo in pausa pranzo per cucinarti qualcosa o fare una passeggiata, mangiare davanti al pc è di diritto nelle top 3 delle cose da NON fare in smartworking (triste) . Sappiamo bene tutti che qualche volta si potrà “sforare” nell’orario di lavoro standard, ma questo va gestito come eccezione e non come la regola. Impara quindi a capire quando arriva il punto di staccare e posticipare una attività al giorno dopo (se avrai pianificato bene il tuo calendario non sarai mai in ritardo (sorriso) ) 

PRATICHE E METODOLOGIE

In questo capitolo invece presenteremo alcune pratiche e metodi per gestire la parte operativa delle attività e della vostra giornata. Non scoraggiatevi: tutto quello che leggerete è il risultato di tanti errori, tentativi e raffinamenti svolti nel tempo! Non esiste una regola aurea, ma tanti esempi che vanno testati e contestualizzati nel vostro team di lavoro.

  • MEETING. Come avrete notato, non essendo più nessuno di noi in “presenza” in ufficio, il risultato immediato è stato un proliferare di meeting. Spesso l’obiettivo è capire e pianificare il lavoro da fare, ma molte altre volte servono a mitigare la mancanza di presenza fisica. Il nostro format è quello di avere meeting di 45-50 minuti, con un impegno comunque di 1 ora. Ciò permette di gestire i ritardi e le eventuali domande extra del meeting senza il bisogno di dover troncare per saltare ad altre attività. Per i meeting ci sono alcune regole per noi fondamentali:
    1. Definisci ODG chiari e con time box: vedendoli nell’invito i partecipanti sapranno che commitment hanno e soprattutto se dovranno parlare avranno già un fronte temporale per prepararsi e rispettare i tempi
    2. Cam sempre aperte per la durata del meeting: questo serve per mantenere l’attenzione e far si che le persone siano focalizzate sul meeting in atto e non vengano distratte da altre attività (“non mi vedono.. faccio altro”) 
    3. Definisci next step chiari e assegna le attività al termine del meeting
    4. Fai parlare tutti i partecipanti, se è un meeting e le persone sono invitate devono portare il loro contributo, se no non ha senso che investano tempo, possono leggere il riassunto quando hanno tempo
  • CONDIVISIONE. Condividi e allinea sempre i membri del team: questo porterà tutti ad essere allineati e a far si che facciano altrettanto. Inoltre, servirà molto al team per sapere sempre dove si trova, cosa sta facendo e dove sta andando. “Sharing is caring” è un assunto che in questo periodo si è dimostrato molto più che vero
  • AGGIORNAMENTO. Pianifica momenti di aggiornamento, sia sulle attività delle persone che per dare a tutti la possibilità di avere un confronto. All’inizio vedrete che sarà molto focalizzato sull’ambito lavorativo, ma poi pian piano diventeranno momenti di condivisione e di brainstorming molto validi
  • COINVOLGI. Cerca di coinvolgere tutti i membri del team, assegna task e attività, crea gruppi e fai in modo che le persone comunque continuino a fare attività con altre persone e non si accentui l’esser da solo che, è già abbastanza marcato durante questa fase di lavoro da remoto. Il team rimane team, che siano nello stesso ufficio o nello stesso spazio virtuale (sorriso)

TOOL A SUPPORTO

Ultimo capitolo dedicato ai tool che ci hanno supportato in questa migrazione al lavoro remoto.

  • JIRA E CONFLUENCE – Facile direte voi (sorriso) beh diciamo che per noi Jira e Confluence erano già standard in azienda, in quanto sono i nostri tool per la gestione della documentazione (Confluence) e di tutte le attività dei diversi team, sia di sviluppo, che di consulenza, che marketing e HR (Jira). Configurando correttamente i tool e definendo processi per le diverse attività, Jira e Confluence diventeranno i tools quotidiani per i team, in quanto li utilizzeranno per capire che attività devono svolgere, sedimentare le informazioni e rendicontare le ore spese su ogni attività.
  • MS TEAMS – Aziendalmente siamo passati a MS Teams e abbiamo dismesso l’istanza Slack che avevamo. Con questo prodotto Microsoft ha fatto un notevole balzo avanti nei tool di istant messaging, in quanto ora Teams permette di creare anche le room che dai nostri team vengono tanto utilizzate per gestire gli aggiornamenti e momenti di update. Le funzionalità di chiamata a gruppi e videocall sono state migliorate in questa versione è possibile anche il “Blur” dello sfondo, potrete quindi sostituire lo sfondo della vostra camera / casa con uno standard di ms (sorriso)
  • ZOOM – tool per conferenze e webinar utilizzato per momenti di allineamento estesi e per le nostre attività di promozione e webinar con colleghi / partner / fornitori / clienti. Zoom si è rilevato un prodotto solido e soprattutto permette la connessione alle room / webinar / meeting utenti da pc e mobile indifferentemente.
  • MIRO  – tool per avere delle board collaborative tramite browser. conoscendo il nostro debole per i post it e la visualizzazione delle attività e idee, Miro ci ha permesso di organizzare le informazioni in una board e soprattuto permette a tutti gli utenti di collaborare cotemporaneamente su un contenuto. 

Simone Pancaldi
Head of Marketing di Gruppo Euris spa


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