Smart Tips
Apr 27

Come siamo diventati Agili e Smart – il nuovo volto del Team

L’esigenza improvvisa della remotizzazione completa di un servizio interamente dedicato ad un cliente è stata un’esperienza sicuramente intensa. Abbiamo dovuto reinventare di colpo le relazioni con il cliente e la routine giornaliera, cercando di trasformarci in velocità in team agili e smart. Ma la tempestiva reazione dell’azienda, che ha saputo fronteggiare l’esigenza in maniera organizzata ed efficiente, ha reso le cose più facili.

Vogliamo condividere l’esperienza di uno dei nostri Team che ha acquisito una nuova identità più dinamica e agile e che, anche nella situazione attuale di emergenza, ha voglia di esplorare nuove opportunità di collaborazione e condivisione.

Ci trasformiamo – La comunicazione

Uno degli elementi ritenuti più importanti durante questa esperienza è stata la costante comunicazione dell’azienda sui metodi e le soluzioni adottate per portare avanti questa trasformazione. L’importanza di questo aspetto è stata fondamentale per far sentire il Team parte di un obiettivo comune che richiedeva coinvolgimento e collaborazione. Tale impegno ha fatto sì che i dettagli della transizione arrivassero a tutti i colleghi. Inoltre, le risposte alle molte domande, sia operative che personali, hanno potuto trovare risposta in tempi brevi e con soluzioni esaurienti. Jira Service Desk è stato un alleato efficace, aperto a tutti e raggiungibile facilmente qualora ci fosse un’esigenza da soddisfare.

L’azienda ha selezionato strumenti già presenti, ma che sono diventati velocemente i canali privilegiati e di uso comune per il lavoro di tutti i giorni. Le chat sono diventate la nuova comunicazione verbale, lo screensharing il luogo in cui vengono condivisi contenuti. E anche sorrisi, commenti e momenti importanti. Microsoft Teams, che ci ha supportato in tutto questo, si è rivelato il luogo in cui ritrovarsi con i colleghi. Uno strumento che ci ha permesso di agevolare le comunicazioni, che sono ora più veloci e precise. E, cosa non meno importante, mantenere il contatto umano fra colleghi, che l’emergenza ha reso ancora più prezioso.

Gli strumenti – per lavorare al meglio

Nel giro di pochi giorni, l’azienda ha fornito e configurato gli strumenti necessari, in modo da garantire il servizio completamente da remoto. Laptop, cuffie, accesso internet e SIM con traffico dati sono arrivati direttamente a casa di chi ne avevamo necessità. I colleghi hanno così potuto continuare a dare supporto al cliente senza soluzione di continuità.

Il cliente – la trasparenza

È stato fondamentale coinvolgere il Cliente nel veloce processo di trasformazione verso la nuova formula Full Remote. Garantire l’accesso alle piattaforme di comunicazione anche dall’esterno, dimostrare come la gestione ed il controllo delle attività del Team avvenga in maniera efficiente grazie ai prodotti Atlassian e favorisca numerosi spunti di riflessione, ha contribuito a rafforzare la fiducia nel servizio esistente.

Ci coordiniamo – La gestione del Team

Le attività del Team non si sono ridotte a causa dell’emergenza e il lavoro da remoto è continuato come sempre, trovando nuovi modi di espressione e di sviluppo.

Jira Software, adottato dall’azienda come strumento principale per la gestione delle attività di progetti e servizi, ha rinnovato le pratiche di pianificazione, controllo e misurazione di quanto il nostro Team fa ogni giorno per garantire l’eccellenza.

Atlassian Confluence è il nuovo scketch book da condividere e mantenere assieme perchè tutti possano attingere ad informazioni utili sempre aggiornate.

Questi nuovi strumenti, oltre a introdurre processi e metodologie agili e smart (oltre che funzionali), hanno risvegliato un nuovo entusiasmo nel Team. Abbiamo saputo cogliere gli spunti e ci siamo autonomamente attribuiti l’ownership della corretta gestione delle attività con un tool che abbiamo promosso in maniera capillare. La gestione del Team stesso viene indirizzata ancora di più alle esigenze specifiche dei colleghi, alla condivisione di informazioni e all’applicazione di best practices, approfittando della facilità con riusciamo a raccogliere e valutare il resto delle informazioni più operative.

La voce del Team

Se la comunicazione dell’azienda verso il Team è stata importante, altrettanto fondamentale è l’attenzione alla direzione opposta, ovvero l’ascolto di opinioni, impressioni proposte e feedback da parte del Team stesso.

Prediligiamo la pianificazione costante di momenti di incontro come il Team Meeting, lo Stand Up meeting e gli incontri 1 to 1. Le informazioni vengono concentrate e condivise e questo permette di mantenere il focus sulla salute del Servizio. Ma soprattutto delle persone, che si sentono supportate dalle tecnologie in un ecosistema agile e smart dove la loro voce acquisisce un’importanza fondamentale.

Gli strumenti e le metodologie agili e Smart adottati hanno fatto sì che tutti i colleghi si riscoprissero più vicini tra di loro e con il resto dell’azienda. L’invitare i colleghi a casa accendendo la webcam durante una conference call fatta in cucina o con il gatto sulle ginocchia, ha aumentato la sensazione di vicinanza e rafforzato la volontà di scoprire nuovi metodi per lavorare assieme.


Monica Enzo
Senior Project Manager di Euris IT


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